Wydział Organizacyjny

Dane kontaktowe wydziału.

 

Do podstawowych zadań Wydziału Organizacyjnego należy:

1)  współudział w przygotowywaniu materiałów dla Rady, jej Komisji i Zarządu;

2)  opracowywanie projektu i zmian Statutu Powiatu, Regulaminu organizacyjnego, Regulaminu Pracy oraz kontrola ich przestrzegania;

3)  wdrażanie i nadzorowanie stosowania w Starostwie instrukcji kancelaryjnej;

4)  prowadzenie zbioru aktów prawa miejscowego;

5)  prowadzenie zbioru porozumień zawieranych przez Powiat oraz przekazywanie ich do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego, prowadzenie rejestru aktów wewnętrznych oraz rejestru wydawanych upoważnień i pełnomocnictw;

6)  prowadzenie rejestru zarządzeń Starosty;

7)  prowadzenie akt i spraw osobowych pracowników Starostwa oraz kierowników jednostek organizacyjnych powiatu, z wyjątkiem spraw powierzonych Wydziałowi Edukacji;

8)  przygotowywanie procedur i prowadzenie spraw związanych z naborem na wolne stanowiska urzędnicze;

9)  przygotowywanie procedur i prowadzenie spraw związanych z odbywaniem służby przygotowawczej przez pracowników Starostwa, nadzór nad przeprowadzeniem egzaminu kończącego służbę przygotowawczą;

10)   przygotowywanie procedur oraz nadzorowanie przebiegu okresowej oceny pracowników, staży i praktyk;

11)   prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracowników Starostwa;

12)   prowadzenie spraw socjalnych pracowników, obsługa administracyjno-techniczna zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Starostwa;

13)   wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu, legitymacji służbowych i ich ewidencja;     

14)   przygotowywanie planów urlopów wypoczynkowych;

15)   nadzorowanie przestrzegania dyscypliny pracy;

16)   planowanie i realizacja wydatków osobowych Starostwa;

17)   organizowanie i koordynowanie prac w zakresie przyjmowania skarg, wniosków
i petycji oraz prowadzenia rejestrów skarg, wniosków i petycji;          

18)   monitorowanie terminowego przygotowania projektów odpowiedzi i wyjaśnień
w sprawie złożonych skarg, wniosków i petycji;

19)   opracowywanie analiz dotyczących rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków wpływających do Starostwa oraz zbiorczej informacji o rozpatrzonych petycjach;

20)   prowadzenie spraw dotyczących oświadczeń majątkowych i informacji składanych Staroście;       

21)   wykonywanie zadań związanych z wyborami samorządowymi;         

22)   zawieranie ponadzakładowego układu zbiorowego pracy ze strony pracodawców
w imieniu pracodawców zatrudniających pracowników samorządowych jednostek sfery budżetowej;

23)   obsługa informatyczna, w tym:

a)  prowadzenie spraw związanych z informatyzacją Starostwa,

b)  administrowanie sieciami komputerowymi, serwerami, sieciowymi systemami operacyjnymi, sprzętem sieciowym oraz bazami danych,

c)   zapewnienie ochrony i bezpieczeństwa danych, w tym danych osobowych
w systemach teleinformatycznych,

d)  zapewnienie ciągłości sprawnego funkcjonowania systemów informatycznych,

e)  kontrola legalności zainstalowanego oprogramowania na poszczególnych stanowiskach komputerowych Starostwa,

24)   realizowanie zadań określonych w ustawie o informatyzacji działania podmiotów realizujących zadania publiczne, w tym prowadzenie spraw dotyczących stosowania
w Starostwie podpisu elektronicznego;

25)   sporządzanie informacji określonych w ustawie o wspieraniu rozwoju usług i sieci telekomunikacyjnej przekazywanych prezesowi Urzędu Kontroli Elektronicznej;

26)   zapewnianie właściwego funkcjonowania sekretariatów Starosty i Wicestarosty;

27)   ewidencja korespondencji wpływającej do Starostwa oraz przekazywanie jej właściwym Wydziałom;

28)   obsługa elektronicznej skrzynki podawczej;

29)   przyjmowanie i wysyłanie przesyłek listowych z poszczególnych Wydziałów;

30)   organizowanie spotkań i narad z kierownictwem Starostwa oraz zapewnianie obsługi protokolarnej;

31)   prowadzenie książki kontroli zewnętrznych oraz zbioru protokołów sporządzonych przez jednostki kontrolujące;

32)   zabezpieczanie mienia Starostwa;

33)   prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia powiatu;

34)   prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo - technicznym oraz gospodarowanie wyposażeniem technicznym Starostwa;

35)   prowadzenie spraw z zakresu remontów, napraw oraz konserwacji budynku Starostwa, pomieszczeń i sprzętu biurowego;

36)   gospodarowanie materiałami biurowymi, pieczęciami urzędowymi i pieczątkami, prowadzenie ich ewidencji;

37)   prowadzenie archiwum zakładowego;

38)   prowadzenie spraw dotyczących zamawiania usług pocztowych;

39)   zapewnienie informacji wizualnej dla interesantów;

40)   utrzymywanie czystości i porządku w budynku Starostwa;

41)   gospodarowanie taborem samochodowym Starostwa;

42)   prowadzenie rejestru poleceń wyjazdów służbowych,

43)   wykonywanie innych zadań wynikających z przepisów prawa, uchwał Rady i Zarządu oraz powierzonych przez Starostę;

Do podstawowych zadań Biura Rady i Zarządu należy:

1)  gromadzenie i przygotowywanie materiałów niezbędnych dla pracy Rady, Zarządu
i Komisji;

2)  protokołowanie posiedzeń Rady, Zarządu i Komisji;

3)  prowadzenie rejestrów: projektów uchwał Rady, uchwał Rady i Zarządu, wniosków i opinii Komisji, interpelacji i wniosków radnych;

4)  przekazywanie do realizacji odpisów uchwał Rady, Zarządu, wniosków Komisji
i interpelacji radnych właściwym Naczelnikom Wydziałów oraz czuwanie nad terminowym ich załatwianiem;

5)  przedkładanie organom nadzoru uchwał Rady;

6)  udzielanie pomocy radnym w wypełnianiu obowiązków radnego;

7)  przygotowywanie sprawozdań z działalności Rady, Zarządu i Komisji;

8)  sporządzanie danych statystycznych dotyczących pracy Rady, Zarządu i Komisji;

9)  wykonywanie innych zadań wynikających z przepisów prawa oraz poleconych przez Przewodniczącego Rady w zakresie jego kompetencji.

 

 Do podstawowych zadań Koordynatora czynności kancelaryjnych należy:

1)  bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych,
w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw;

2)  udzielanie instruktażu pracownikom w zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych
i dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Starostwie;

3)  współpraca z Archiwum Państwowym w zakresie zapewnienia właściwego postępowania dokumentacją;

4)  podejmowanie innych działań w celu zapewnienia prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Starostwie